Hensigten med præjournalisering er at automatisere myndighedernes modtagelse af papirdokumenter generelt.

Myndighedernes anvendelse af "blanketter" som hjælp til borger og virksomheder, er med henblik på at sikre at alle relevante data til brug for en given sagsbehandling er til stede samtidigt.

Blanketten strukturerer de data som skal ligge til grund for en afgørelse eller en beslutning, og med blankettens eksistens er det muligt at påføre administrations data, som kan automatisere myndighedens datafangst.

Med strukturerede data fra en blanket, og samme blanket er påført myndighedens administrations data, er det muligt at "præjournalisere".

Præjournalisering forudsætter myndighedens strukturerede fangst af data fra borger eller myndighed, samt de data skal skal eksisterer administrativt hos myndigheden.

Myndigheden skal journalisere, dvs. ordne sine data, med henblik på sikker myndighedsdrift, både før, under og efter sagsbehandlingen.

Præjournaliseringen medfører at der fra blanketten automatisk foreslås et journalnummer, som sagsbehandleren efterfølgende opretter eller afviser som sag.

Papir post ud fra myndigheden kan tilsvarende præjournaliseres med henblik på tilaktering, idet præjournaliseringsløsningen også indeholder muligheden for at kunne påføre administrative data på udgående papirpost.

Stregkoden til brug for udgående post er 2 dimentionel (op til 4 kb data) og kan dermed rumme alle relevante administrative data netop med henblik på tilaktering.